Что такое платформы для базы знаний и зачем они нужны
Платформы для баз знаний — это программные решения, которые предоставляют возможности для создания структурированных и неструктурированных данных, а также для управления и контроля доступа к этой информации. Эти платформы полезны для компаний, которые хотят улучшить процесс обслуживания клиентов, обучения сотрудников и управления знаниями.
Эффективная база знаний значительно повышает эффективность бизнес-процессов. В этом контексте использование платформ становится все более популярным. Давайте рассмотрим некоторые из преимуществ, которые предоставляют эти платформы.
Перед тем как выбрать подходящую платформу для базы знаний и FAQ, необходимо учесть ряд ключевых моментов:
-
База знаний должна обладать удобным пользовательским интерфейсом.
-
Документация должна быть легко читаемой и понятной для всех пользователей.
-
Нужна интуитивно понятная навигация по базе знаний.
-
Необходимо предоставить ссылки на дополнительные полезные ресурсы, чтобы пользователи могли расширить свой кругозор.
-
Часто задаваемые вопросы должны быть охвачены в системе тикетов поддержки, чтобы пользователи могли легко и быстро найти ответы на свои вопросы.
-
Для более наглядного понимания продукта или услуги, следует создать пошаговые видеоролики, объясняющие его функциональность.
Какие задачи закрывают платформы для базы знаний
Платформы для базы знаний помогают организациям управлять информацией, снижать затраты на обучение, улучшать качество обслуживания клиентов, а также повышать эффективность работы.
Какие задачи закрывают платформы для базы знаний:
-
Управление знаниями: платформы для базы знаний позволяют организациям создавать, хранить и управлять информацией, которая используется в их бизнес-процессах. Они позволяют компаниям создавать централизованную базу знаний, где сотрудники могут быстро находить нужную информацию, включая процедуры работы, инструкции по эксплуатации, руководства пользователя и другую полезную информацию.
-
Обучение персонала: платформы для базы знаний используются для обучения новых сотрудников. Они нужны для создания онлайн-курсов и тренингов, а также для организации внутренних обучающих программ.
-
Снижение затрат на обслуживание: компании могут создавать базы знаний, где сотрудники смогут быстро найти ответы на часто задаваемые вопросы. Это снижает затраты на обучение новых сотрудников, так как они могут сами обучаться по алгоритмам.
-
Повышение эффективности работы: сотрудники смогут быстро находить нужную информацию и решать проблемы без необходимости обращаться к коллегам или руководству.
-
Анализ данных: платформы для базы знаний помогают организациям собирать и анализировать данные. За счет этого бизнеса оптимизирует свои процессы, повышает качество продуктов и услуг, а также улучшает взаимодействие с клиентами.
-
Совместная работа: сервисы для создания базы знаний платформы используются для совместной работы над проектами.Сотрудники компании могут вместе править документы, вносить правки и комментарии.
Платформы баз знаний улучшают коммуникацию и совместную работу сотрудников внутри компании. Это приводит к более эффективной командной работе и улучшению качества проектов.
5 критериев выбора платформы
Для эффективного управления знаниями необходимы несколько ключевых функций, которые должны быть доступны в платформах базы знаний.
1) Удобство редактора для создания статей
Создание полноценной базы знаний для сотрудников предполагает наличие удобного редактора и шаблонов. В нем должны быть функции верстки текста, добавления иллюстраций и выделения главного. В некоторых сервисах также доступны шаблоны для быстрого оформления статей в удобную систему.
2) Интерфейс и навигация
База знаний выступает в качестве централизованной библиотеки, которая объединяет всю внутреннюю корпоративную информацию. Чтобы сотрудник мог ориентироваться в это библиотеке, у платформы должна быть понятная навигация и интерфейс. Например, для создания инструкции и скрипта должен быть простой редактор, который визуализируется в кнопки и текст.
3) Аналитика
Кроме стандартных шаблонов отчетов, у платформы должна быть возможность создания уникальных отчетов при помощи конструктора. Он позволяет пользователям настраивать отчеты, визуализировать данные и следить за динамикой различных показателей без необходимости обращаться к программистам.
4) Объем хранилища
Выбор объема файлового хранилища должен основываться на ваших потребностях. Некоторые сервисы предлагают неограниченное облачное хранилище, однако такая возможность может существенно повлиять на стоимость. Рекомендуется выбирать хранилище с запасом, чтобы быть уверенным в его достаточности для ваших будущих потребностей.
5) Интеграции
Платформы должны предоставлять гибкую систему интеграций с другими сервисами. Интеграция различных приложений и систем позволит автоматизировать рутинные задачи и уменьшить количество ручной работы.
На какие сервисы нужно обратить внимание
Сервисы базы знаний могут быть полезными для организаций и компаний, которые хотят эффективно управлять знаниями, информацией и опытом. Чтобы вы смогли выбрать наиболее выгодные и надежные решения, мы подобрали несколько сервисов, которые помогут в создании базы знаний:
-
l2u inknowledge – многофункциональный сервис для конструирования базы знаний. С его помощью можно создать базу для хранения документов и важных скриптов. Также возможно создать модуль для управления и подключить интеграцию с CRM-системой, чтобы анализировать данные. На платформе можно создать древовидную структуру, подключить таск-трекинге и редактировать офисные документы совместно.
-
Unicraft – специализированная платформа для обучения сотрудников. Функционал позволяет быстро собрать и запустить курс, материал можно подавать структурировано и использовать элементы геймификации, а это всегда упрощает процесс обучения. Все приказы структурированы, по каждой должности сформирован отдельный учебный курс, и оперативно отслеживается динамика по прохождению тестирования.
-
RISKGAP – система управления рисками с автоматизацией управления и консолидацией данных. Внутри есть авторские программы курсов и интенсивов по управлению рисками.
-
Teachbase – это облачная платформа для обучения и развития персонала, которая позволяет создавать и проводить онлайн-курсы, вебинары, тесты и другие формы обучения. С помощью Teachbase можно организовывать обучение для сотрудников компаний любого размера и с любым уровнем подготовки.
Все эти сервисы можно использовать в России и подключить их к своему бизнесу, создав полноценную корпоративную базу знаний.
Заключение
Создание базы знаний позволяет организациям оптимизировать и автоматизировать процессы, улучшить качество обслуживания клиентов и повысить эффективность работы сотрудников. При выборе платформы для создания базы знаний необходимо учитывать все факторы, связанные с потребностями организации, чтобы достичь максимальной эффективности и оптимизации бизнес-процессов.
