Внутренняя CRM для IT-сервиса: 4 роли, Канбан, дашборды и 70 000 сообщений в чатах

Когда бизнес растёт, управление процессами становится всё сложнее. Вместо того чтобы заниматься развитием, руководитель тратит время на контроль: кто взял заказ, в каком он статусе, почему задержка. Знакомая ситуация?

К нам обратилась небольшая компания из сферы онлайн-услуг (копирайтинг, помощь студентам). У них уже был опыт работы с нами — ранее мы делали для них полноценную биржу. На этот раз задача была проще, но не менее важна: создать внутреннюю CRM для сотрудников и исполнителей.

Задача: единое пространство для менеджеров и исполнителей

До обращения всё держалось на мессенджерах, Excel и личной памяти. Заказы терялись, задержки были нормой, а контроль — головной болью руководителя.

Что было нужно:

• Менеджеры должны создавать заявки и распределять их между исполнителями.

• Исполнители — видеть свои задачи, брать их в работу, отмечать выполнение.

• Модераторы — контролировать качество.

• Администратор — управлять всей системой и справочниками.

• Вся работа — с движением по статусам, чтобы в любой момент было понятно, на каком этапе заказ.

• Дашборды с аналитикой для каждого уровня.

Заказчик уже знал наш подход и доверял нам, поэтому работа пошла быстро.

Решение: 4 личных кабинета, Канбан и прозрачная аналитика

Мы построили систему на базе платформы Falcon Space, используя готовые модули и настраивая их под конкретные бизнес-процессы.

Что получилось в итоге:

1. Четыре роли пользователей:

• Администратор сайта — полный доступ, управление системой и справочниками.
  

• Модератор — контроль качества, проверка выполненных работ.

• Менеджер — создаёт заявки, распределяет их между исполнителями, следит за сроками.

• Исполнитель — видит назначенные задачи, выполняет, отмечает готовность.
  

2. Функционал управления заявками:

• Создание заявок через личный кабинет менеджера.
  

• Распределение заявок между исполнителями — централизованно.

• Движение заявок по статусам (новая → в работе → на проверке → выполнена). Всё прозрачно.

• Доска Канбан для визуального контроля — удобно и наглядно.

3. Аналитика и коммуникация:

• Дашборды в каждом личном кабинете — каждый видит свою статистику.

• Встроенные чаты для обсуждения задач прямо внутри системы.

• Хранение всех заявок и документов в одном месте.

Технические детали:

• Бюджет первичной версии: 350 000 рублей.

• Команда: 1 менеджер проекта, 1 разработчик, 1 тестировщик.

• Технологии: Falcon Space, MS SQL Server, Bootstrap 4.

• Результат: В системе 7 900+ клиентов, 21 000+ проектов, 70 000+ сообщений в чатах, 43 000+ финансовых операций.

Почему это сработало

1. Система закрыла основные потребности. Менеджеры перестали терять заказы, исполнители видят свою нагрузку, руководитель — общую картину.

2. Гибкость. После запуска заказчик выявлял недочёты, которые не были видны на этапе ТЗ. Мы оперативно их исправляли.

3. Надёжность. Заказчик отметил, что поддержка работает даже в 12 ночи в воскресенье — для нас это не редкость, а норма.

Отзыв: «Цена, сроки и качество полностью устраивают»

В отзыве заказчик, который уже работал с нами над более крупным проектом, подчеркнул:

«Для начала грамотно составить ТЗ, как всегда выпытывая из меня информацию, т.к. я как руководитель понимаю, что мне нужно, но не могу донести это "на бумаге". В целом с ТЗ справились, приступили к выполнению... Все этапы работы были произведены, без наших усилий, все силами компании исполнителя».

«После наших проверок были выявлены некие недочёты (которые не были указаны в ТЗ или были указаны, но не так точечно). Оперативно программисты всё это дело поправили. Ещё месяц после запуска были какие-то недочёты (которые ранее мы не могли предвидеть), опять же всё быстро и не дорого было выполнено».

«В целом сервис во второй раз не подвёл. Цена, сроки и качество полностью устраивают меня и нашу команду. Тут Вам точно помогут, если даже это вообще не по теме будет вопрос, всё расскажут и покажут, если это в силах программистов».

Заключение

Проект внедрён в срок. Мы продолжаем поддержку и регулярно закрываем новые задачи по доработкам. Система работает стабильно, заказчик развивает бизнес, а мы — рады, что смогли помочь.

Этот кейс — наглядный пример того, как внутренняя CRM на базе готовой платформы решает задачу управления командой и заказами. Без космических бюджетов, с чёткими сроками и возможностью доработок.

Если вы тоже устали от Excel и мессенджеров, хотите навести порядок в управлении заказами и видеть реальную картину бизнеса — давайте поговорим.

Выбирайте свой путь:

Сервис с личными кабинетами (готовое решение) — основа для вашей внутренней CRM.

Индивидуальная разработка под ключ — если нужна уникальная логика, как в этом кейсе с ролями и Канбаном.