Программа автоматизации кафе

Владельцу или руководителю даже небольшого кафе нужна информация для эффективного управления, чтобы заведение работало стабильно и приносило прибыль, а не становилось постоянным источником проблем. Собирать информацию можно по-разному: от записей в тетрадке по приходу и расходу продуктов до использования программы для автоматизации кафе. В статье рассмотрим разные варианты и расскажем о способе, который поможет управлять как небольшим заведением, так и крупным кафе.

Источники информации для управления кафе

Есть три основных варианта сбора данных:

1. Вручную. Для подсчета складских остатков продуктов в журнале записывают поступления и списания, а для расчета себестоимости готовых блюд заполняют «Калькуляционные карты». 

2. Программы для бухгалтерского или налогового учета. В сервис вводят документы. В результате пользователь может посмотреть разные данные, но какие они будут зависит от ПО — в каких-то сервисах информация более детальная, а какие-то программы направлены только на формирование необходимой отчетности.

3. Системы автоматизации общепита. Возможности зависят от программы, но в целом большинство сервисов учитывают особенности этой сферы бизнеса, упрощают работу сотрудников и собирают данные о работе кафе.

У ручного способа работы с документами есть огромные минусы — трудоемкость и высокая вероятность ошибок. Поэтому сравним только программы для бухучета с сервисами для автоматизации общепита и разберемся, что лучше поможет собственнику управлять ресторанным бизнесом. Для сравнения возьмем два процесса: складской учет и финансовые показатели, так как это довольно значимая информация для принятия решений. 

Складской учет 

Бухгалтерская учетная программа. Бухгалтер вводит первичные документы, связанные с поступлением и списанием продуктов, сервис автоматически рассчитывает остатки. 

Получается, что складской учет в кафе есть. Но, есть и нюансы. Чаще всего реальные запасы не соответствуют учетным данным. Это связано с тем, что пока документы подпишут, передадут и внесут в программу, проходит какое-то время. Из-за неактуальной информации некоторые процессы остаются трудоемкими и отнимают время. 

Примеры:  

• Пример 1. Закупка продуктов.если заявки поставщикам составляет сотрудник в офисе, он не может опираться на информацию из программы, ему нужно связываться с производством и узнавать реальные запасы. 

• Пример 2. Проведение инвентаризации — даже если внести все документы в программу и рассчитать остатки непосредственно перед инвентаризацией, из-за постоянного движения учетные и фактические запасы будут расходиться. Поэтому на выведение результатов инвентаризации потребуется время, а в случае расхождений будет сложнее найти их причины.

Программа автоматизации учета для общепита. Движение материалов в системе учета отражаются в реальном времени: приход — как только продукты привозят в кафе, а списание — при приготовлении блюд или продажах. В результате учетные остатки в программе совпадают с реальными, поэтому на оформление заявок поставщикам и проведение инвентаризации уходит меньше сил и времени. 

Некоторые сервисы автоматизации заведений, например Restik, позволяют вести учет продуктов на разных стадиях приготовления: покупных на складе, полуфабрикатов на кухне, выпечку в буфете и т.п. Это помогает лучше контролировать остатки — в любое время можно сравнить фактические запасы и учетные данные по цехам. При этом недостачи или излишки будут обнаружены сразу, а значит, можно тут же разобраться в причинах и принять меры.     

Финансовые показатели

Финансовые показатели: выручка, себестоимость, прибыль, рентабельность и другие — помогают понять, насколько эффективно работает заведение. 

Особенность общепита в том, что почти вся выручка в заведении — это множество наличных и безналичных расчетов с физлицами. Чтобы у владельца была информация, какие заказы принесли прибыль, программа должна «стыковать» выручку и затраты по чекам или блюдам. 

В программы для бухучета обычно НЕ закладывают такие возможности, так как в отчетности нет необходимости отражать выручку в разбивке по заказам. Суммы по чекам показывают некоторые кассовые программы, но они не привязывают к чекам себестоимость и не считают прибыль по блюдам. В результате владелец видит только финансовые показатели в целом, их рост или падение по периодам, но не может узнать причины.

В сервисах для общепита заложена аналитика продаж, в каких-то критериев для анализа больше, в каких-то меньше, например: выручка может собираться только по заказам, а может еще и по блюдам, официантам и столам.

Может ли бухгалтерская программа заменить комплексную автоматизацию общепита

Как видно из сравнения лишь двух процессов, программные комплексы для бухгалтерского и налогового учета не могут полноценно заменить программное обеспечение для автоматизации общепита. Безусловно предприниматель будет видеть здесь данные по расходам, выручке, прибыли, но бухгалтерских сервис не покажет прозрачной картины работы заведения.  У него другая цель — помочь составить отчетность и перечислить налоги без нарушений законов.

Специальные же сервисы автоматизации кафе помогают собирать информацию о работе и формировать отчеты в нужном разрезе. Это помогает в управлении персоналом заведения и организации эффективной работы. 

• Управляющий видит сотрудников с низкой эффективностью и столы с медленной оборачиваемостью, 

• может рассчитать оптимальное количество товаров для заказа у поставщика, 

• оценить влияние изменения цен на себестоимость,

•  вовремя заметить отток клиентов и выявить причины

•  и много другое.

Какую программу автоматизации кафе выбрать

Для автоматизации бухгалтерского и налогового учета потребуется бухгалтерская программа. Например, 1С или Мое дело. Для управления кафе и контроля процессов нужна другая программа , которая поможет решать управленческие задачи  и позволит оптимизировать работу заведения. 

Например, программа для общепита Restik автоматизирует: 

• Учет товаров, полуфабрикатов и готовых блюд — можно создавать разные места учета (склад, кухня, бар, буфет) и передавать продукты между ними, чтобы информация об остатках продуктов на всех стадиях приготовления была актуальной.  

• Производство и калькулирование стоимости блюд — в сервис можно завести технологические карты, на основании которых сервис автоматически рассчитывает себестоимость блюд, подтягивая актуальную среднюю цену продуктов. 

• Работа с заказами — при приеме заказов во время обслуживания гостя официанты работают в мобильном приложении, из которого заявка сразу же поступает на кухню, а затем для расчетов в онлайн-кассу.

• Повышение лояльности клиентов — в сервисе можно хранить базу клиентов и предлагать им специальные программы для увеличения количества посещений и среднего чека, например, накопление бонусов. 

• Заказы поставщикам — программа позволяет отслеживать историю поставок в целом и по каждому поставщику.  

• Анализ деятельности заведения — сервис покажет, сколько заработало заведение в целом, а также по каждому официанту, столу и категории блюд. Это поможет увидеть, что в меню пользуется популярностью, а какие позиции пора менять. Также цифры покажут, кто из официантов приносит больше выручки и влияет ли на это качество обслуживания. 

Restik — это облачный сервис, поэтому для использования программы достаточно ноутбука или ПК и доступа в интернет. 

Чем Restik отличается от других решений

Прежде всего, доступной ценой, за год вы сэкономите до 41 тыс. рублей по сравнению с другими сервисами автоматизации. Это связано с тем, что в Restik не нужно оплачивать подключение дополнительных пользователей, все функции сразу входят в стоимость, и здесь бесплатная техподдержка.

Кроме этого: 

• Пользователи отмечают простой и понятный интерфейс.

• Нет необходимости приобретать дорогостоящее оборудование, чтобы принимать оплату программа может быть установлена на планшет или телефон.

• Программу автоматизации кафе можно настроить за 1 день.

• Автоматизация с Restik не испортит ремонт в заведении, потому что применяется беспроводное подключение оборудования.

• Вы сможете без программистов создать и пользоваться сайтом для сервиса доставки, а также сформировать электронное меню и QR-код к нему.

Со специальным сервисом автоматизации вы наладите работу заведения и будете получать необходимые данные для контроля и управления.

Подробнее о Restik вы можете узнать на нашем сайте.