10 сервисов для заметок: от простых приложений до корпоративных вики

На рынке десятки сервисов для заметок и работы с документами — от минималистичных приложений до корпоративных платформ. Одни подходят для быстрых записей, другие — для командной документации и системной работы с информацией.

Мы собрали топ приложений для заметок — российские и зарубежные, бесплатные и платные. Разобрали их возможности, ограничения и цены, чтобы было проще выбрать подходящий инструмент для своих задач.

Kaiten

Kaiten — российская система управления проектами и командами. Кроме досок и карточек с задачами, в ней есть модуль для заметок и документов. Он подходит для фиксации идей, хранения информации и работы с текстами — как индивидуально, так и в команде. Есть веб-версия программы и мобильное приложение — сможете делать заметки в любой момент.

Возможности:

• Привычное форматирование. Поддерживаются заголовки 3 уровней, списки, цвет текста и подсветка фона. 

• Таблицы, схемы, вложения, медиа, код. Можно добавлять изображения, файлы, схемы, например из draw.io, GIF, видео, а также блоки кода, которые подсвечиваются в зависимости от языка программирования. 

• Структура папок и пространств. Заметки и документы можно группировать в папки и привязывать к рабочим пространствам; 

• Меню быстрых команд. Необходимый элемент можно найти с помощью поиска. Вызвать строку поиска можно по символу «/».

• Публичные и приватные заметки. Документы и заметки можно сделать доступными только для вас или открыть для внешних пользователей;  

• Совместное редактирование. Несколько сотрудников могут работать  над документом одновременно — изменения не потеряются

• Комментарии и упоминания. Поддерживаются комментарии через @ — человек получит уведомление;

• Разделение страницы на колонки. Страницу можно разбить на 2–4 независимые области и добавлять в каждую текст, изображение или видео; 

• Раскрывающиеся блоки. Удобны для больших материалов: заголовок виден сразу, а детали открываются по клику;

• Чек-листы. Позволяют отмечать выполненные пункты прямо в документе и отслеживать  прогресс без перехода в другие пространства Kaiten; 

• Автоматическое оглавление. Формируется из заголовков и упрощает навигацию.

Минусы

Заметки и документы — не основной продукт сервиса. Kaiten создавался как таск-трекер, поэтому отдельного пространства только под заметки нет. 

Цена

Функции работы с заметками и документами доступны даже на бесплатном тарифе. Создавать и редактировать документы может до 5 пользователей. Платные тарифы — от 185 ₽ за пользователя в месяц. 

Яндекс Заметки

Яндекс Заметки интегрированы в Яндекс Диск и доступны в веб-интерфейсе и мобильном приложении. Это простой сервис для коротких записей и списков без сложного форматирования. 

Возможности:

• Базовое форматирование: жирный и курсив, подчеркивание, зачеркивание и  списки; 

• Вложения: изображения и файлы. До 40 файлов в одну заметку;

• Синхронизация между устройствами. Заметки сохраняются в вашем Яндекс Диске, поэтому сможете открыть их на любом устройстве, где установлено приложение;

• Закрепление важных заметок в начале списка. Нужная запись будет всегда под рукой.

Минусы

• Невозможно создавать иерархию заголовков, таблицы и выбирать шрифты; 

• Нельзя делиться заметками с другими;

• Максимальный размер заметки — 50 000 символов.

Цена

Яндекс Заметки — это бесплатный сервис для заметок. 

Заметки Mail

Заметки Mail — это приложение для заметок от Mail.ru для идей, списков дел и напоминаний. Они интегрированы в учетную запись Mail.ru и доступны прямо в интерфейсе почты. 

Возможности:

• Базовое форматирование текста, списки и таблицы. В отличие от Яндекс Заметок здесь больше возможностей. Поддерживаются заголовки H1 и H2, списки, цитаты, блоки кода и таблицы;

• Чек-листы. Внутри заметки можно создавать список дел и отмечать выполненные;

• Работа на разных устройствах. Заметки синхронизируются между браузером и мобильным приложением — можно пользоваться ими на компьютере и телефоне;

• Папки и метки. Папки помогают группировать записи. Метки — визуально выделяют важные заметки;

• Закрепление важных заметок в начале списка. Важная запись будет всегда на виду;

• Совместная работа над заметками. Можно делиться записями с коллегами и друзьями;

• ИИ-инструменты. В 2024 году в Заметках от Mail появилась возможность генерировать пост или любой другой текст, а также ИИ-помощник может предложить идеи для разных ситуаций.

Минусы

Сервис ориентирован на простые личные заметки и не подходит для сложных документов.

Цена

Инструмент доступен бесплатно всем пользователям Mail.ru. 

WEEEK

WEEEK — российский универсальный сервис для управления проектами, задачами, CRM. В нем есть функция работы с документами, которая подойдет для создания заметок. 

Возможности:

• Редактор документов. Есть заголовки, списки, таблицы, эмодзи, а также можно менять цвет текста и добавлять изображения, файлы, коды и схемы;

• Структура и организация: папки, вложенности. Удобно для организации заметок и создания внутренней документации; 

• Упоминания пользователей и документов. Ссылайтесь на другие документы и отмечайте пользователей через @. Это помогает строить взаимосвязанные инструкции и привлекать внимание коллег к частям документа;

• Совместное редактирование. Несколько человек могут работать над документами одновременно;

• Внешняя документация. Документы можно превратить в публичную базу знаний, например, сделать FAQ для клиентов.

Минусы

• Документы и заметки — не приоритет для сервиса. WEEEK — изначально таск-менеджер и CRM-система. Если нужна строгая структура, сложные взаимосвязи, история версий документов и надежное хранение, то стоит выбрать другой сервис;

• В мобильном приложении нет функциональности, как в веб-версии. 

Цены

Инструменты для создания заметок и документов входят в бесплатный тариф, которым может пользоваться до 5 человек. Ограничение — до 100 документов. Платные тарифы с безлимитным количеством документов стоят от 199 ₽ за пользователя в месяц. 

Shtab

Shtab — российская платформа для управления проектами с возможностью работы с документами: делать заметки, писать инструкции, регламенты, справочники.

Возможности:

• Редактор текста. Есть возможность работать с заголовками, списками и ссылками;

• Добавление медиа и выделение кода. Можно прикреплять к документу разные виды файлов, а также выделять разные строки кода;

• Структура: папки и вложенности. Группировка документов позволяет выстроить иерархию;

• Разные уровни доступа. Заметку можно открыть только для чтения или дать возможность редактировать некоторым пользователям;

• Раскрывающиеся блоки. Читатель сам может решить, хочет ли он прочитать дополнительную информацию на основе заголовка;

• Сноски позволяют пояснить термины, не перегружая основной текст. 

Минусы

• Нет истории версий документа. Вернуть удаленный текст можно только с помощью CTRL+Z;

• Так как доступ на редактирование документов выдается на каждую страницу по отдельности, легко потеряться в правах.

Цены

Возможности создания документов есть на бесплатном тарифе. Ограничения: до 5 пользователей и хранилище на 1 Гб. Платные тарифы — от 133 ₽ за пользователя в месяц.

Аспро.Cloud

Аспро.Cloud — российский сервис для бизнеса: CRM, управление проектами, задачами и финансами. В набор функций также входит модуль для работы с документами и заметками. 

Возможности:

• Редактор текста. Базовое форматирование, таблицы, списки, изображения и вставка кода. Редактор подходит для заметок, инструкций и статей;

• Иерархия документов. Древовидная система, в которой можно организовать свои заметки или создать корпоративный архив; 

• Права доступа. Гибкая настройка видимости и прав для редактирования документов по ролям и группам;

• Поиск и теги. Поиск по базе и система категоризации помогают быстро находить нужные материалы; 

Минусы 

Пользователи часто отмечают, что если контента много, то система может долго загружаться и переходить от страницы к странице.

Цены

Есть бесплатный тариф, в который входят функции для создания документов. Ограничения: до 5 пользователей и хранилище на 5 Гб. Если нужно больше, есть платные тарифы — от 149 ₽ за пользователя в месяц.

Notion

Notion — один из самых популярных зарубежных сервисов для ведения заметок и работы с документами. Гибкий редактор, иерархия страниц и возможности для работы с базами данных делают его полноценным конструктором для организации информации любого масштаба — от личных записей до базы знаний. С сентября 2024 года Notion недоступен без VPN. 

Возможности:

• Строки и блоки. Логика Notion строится на блоках: текст, изображение, списки, цитаты, таблицы, чек-листы, коды, файлы и многое другое;

• Базы данных нескольких видов. Таблицы, канбан-доски, календарь — все это можно связывать между собой как небольшую CRM или внутреннюю систему управления проектами;

• Шаблоны. Готовые структуры для вики, дорожных карт, управления продуктами, личных заметок, и т. д.;

• Совместная работа. Комментарии, упоминания, история изменений, уровни доступа; 

• Иерархия документов. Можно создавать большие вики: страницы любого уровня вложенности и добавлять перекрестные ссылки; 

• Поиск по всему рабочему пространству. Он быстрый, удобный, ищет по тексту, заголовкам, тегам и ячейкам баз данных;

• Офлайн-режим. Можно создавать, редактировать и просматривать заметки без интернета, а изменения автоматически синхронизируются при появлении сети.

Минусы 

• На больших рабочих пространствах может притормаживать, особенно в браузере; 

• Трудно разобраться в некоторых функциях. Простые заметки — легко, но если нужно построить сложную систему, нужно разобраться во всех свойствах сервиса, связях и видах представлений информации. 

Цены

В личных целях можно пользоваться сервисом бесплатно. Для команды понадобится платный тариф — от 10 $ в месяц за пользователя. 

Yonote

Yonote — отечественный сервис для заметок и документов. Он позиционируется как альтернатива таким сервисам, как Notion, Trello, Asana, но ориентирован на российский рынок. 

Возможности:

• Текстовые документы с богатым редактором. Можно создавать документы с форматированием, списками, заголовками, вставками изображений и других медиа, кодом, ссылками;

• Иерархия документов. Можно строить структуру заметов: разделы, подразделы, документы;

• Обложки и иконки для документов. Помогают визуально структурировать разделы и делать набор заметок читаемее;

• Публичные заметки. Документ можно открыть для чтения любым пользователям;

• Базы данных. Используйте таблицы как базы данных. Удобно, если нужно структурировать информацию, задачи, списки; 

• История изменений. Есть версии документов и возможность откатиться назад — важно для команд, которые обмениваются записями;

• Шаблоны для канбан-досок и календарей. Используйте документы для планирования работы команды;

• Права доступа, гостевые аккаунты. Настраивайте, кто видит или редактирует контент;

• Понятный интерфейс для бывших пользователей Notion. Так как Yonote почти копирует возможности зарубежного сервиса, то разобраться в интерфейсе будет легко. 

Минусы 

• Редактор проще, чем в Notion. Нет формул, продвинутых блоков для визуализации контента, встроенные диаграммы и других функций; 

• Плохо работает с большими таблицами данных — начинает тормозить. 

Цены

Есть бесплатный тариф, который предполагает только 5 пользователей в команде и 5 гостевых аккаунтов. Ограничений на количество документов нет, но хранилище всего на 5 Гб. Платные тарифы начинаются от 149 ₽ за пользователя в месяц. 

Google Keep

Google Keep —  это простая программа для заметок от Google. Она входит в пакет Google Workspace. Подходит для быстрых записей, фиксации идей, списков покупок, напоминаний.

Возможности:

• Простой текстовый редактор. Заголовки, подчеркивания, курсив и жирный шрифт; 

• Чек-лист для формирования списка дел или покупок;

• Медиа и файлы. Заметку можно дополнить изображением или фото;

• Напоминания. Событие автоматически попадет в Google Календарь, если описать суть задачи и выбрать дату и время напоминания.

• Возможность маркировать заметки цветом — удобно для визуальной сортировки;

• Заметками можно делиться с другими людьми. Нужна только их почта;

• Офлайн-доступ. Можно редактировать ранее загруженные заметки без подключения к интернету. Как только появится сеть, данные загрузятся в облачную версию.

Минусы 

• Мало функций для форматирования текста. Например, нельзя сделать таблицу или ввести блок кода;

• Нет тегов, по которым проще было бы искать заметки; 

• Нет папок и вложенных страниц. Организовать заметки можно только за счет закрепления важных карточек сверху и цветом;

Цены

Полностью бесплатный сервис. Нужен только аккаунт в Google Workspace.

Evernote

Evernote существует с 2008 года и зарекомендовал себя как один из самых популярных сервисов для заметок. В 2023 году его приобрела компания Bending Spoons и продолжает развивать. 

Evernote хранит заметки, веб-вырезки, фотографии, аудио, pdf и другие форматы файлов. 

Возможности:

• Разные форматы записей. Текст, списки, чек-листы, изображения, документы, аудио- и голосовые заметки, сканы, веб-вырезки — веб-страницы и снимки экрана можно сохранять прямо в Evernote;

• Организация рабочего пространства. Заметки группируются в «Блокноты», есть возможность ставить у них теги;

• Мощный поиск. Evernote умеет искать по тексту, включая распознавание текста в изображениях и сканах; 

• История версий и восстановление заметок; 

• Набор готовых шаблонов, например, планировщик дел;

• Напоминания. Есть календарь, куда можно вносить важные дела и настраивать напоминания;

• AI-помощник. Он поможет систематизировать и дополнять заметки, находить похожие записи и быстро просматривать наиболее релевантный контент. Также может создавать резюме и стенограммы ключевых разговоров.

Минусы 

• Функции бесплатной версии сильно ограничены;

• Высокая стоимость по сравнению с другими сервисами для заметок и баз знаний. 

Цены

Есть бесплатный тариф, но у него есть ограничения: можно создать до 50 заметок и максимальный размер заметки 200 Мб. Платные тарифы стоят от 225 ₽ за пользователя в месяц.

Сравнительная таблица приложения для заметок на ПК

Все сервисы из подборки решают похожие задачи — хранить и структурировать информацию. Одни подходят как приложение для заметок на ПК, другие — как корпоративные сервисы для баз знаний, третьи — как сервисы для заметок и планирования. 

Выбирая лучшее приложение для заметок, важно понимать свои рабочие процессы: 

• нужны легкие записи на ходу — подойдут простые приложения с заметками;

• требуется системная документация — лучше смотреть на сервисы с продуманной структурой страниц и совместной работой.