«Ушли от Excel»: как мы за сделали CRM для учёта с уведомлениями и календарём платежей

К нам обратилась АНО «РЕЗЕРВ» — центр социальной помощи, адаптации и интеграции граждан. Их бизнес-цель была сформулирована просто и понятно: разработать онлайн-журнал для учёта мигрантов и заказчиков, помогающий отслеживать все необходимые документы.

Задача: заменить несколько Excel-таблиц одной системой

До обращения всё держалось на множестве Excel-таблиц. Данные дублировались, терялись, а главное — никто не получал вовремя уведомлений о приближающихся контрольных датах.

Что было нужно:

• Учёт мигрантов: личные данные, регистрация, патенты, сроки действия документов.

• Учёт заказчиков: компании, где работают мигранты.

• Уведомления о контрольных датах: чтобы никто не пропустил продление патента или регистрации.

• Календарь планируемых платежей: прозрачность финансовых потоков.

• Разделение ролей: менеджеры ведут карточки, бухгалтер — финансы, администратор — справочники.

Готовые CRM для кадрового учёта либо не давали нужной гибкости, либо стоили дорого, либо требовали абонентской платы. Заказчик искал решение без «вечных» платежей и с возможностью точной настройки под свои процессы.

Решение: два личных кабинета + интеграция с госсервисом

Мы построили систему на базе платформы Falcon Space. Бюджет получился очень демократичным — около 170 000 рублей, потому что мы использовали готовые модули и не создавали сложную фронтальную часть.

Что получилось в итоге:

Для менеджера:

• Личный кабинет с полным функционалом.

• Внесение информации о мигрантах: данные, регистрация, патенты — с автоматическими уведомлениями о контрольных датах.

• Внесение информации о заказчиках и работах мигрантов — тоже с уведомлениями.
  

• Отметки в календаре планируемых платежей.

Для бухгалтера:

• Заполнение календаря планируемых платежей.

• Финансовый учёт.
  

Для администратора сайта:

• Управление всеми справочниками (услуги, фирмы, статусы, типы финансов).

• Регистрация новых пользователей и управление ими.

• Полный функционал менеджера.
  
  

Ключевые фишки системы:

• Уведомления о контрольных датах — система сама напоминает, когда нужно продлить патент или регистрацию.

• Календарь планируемых платежей — прозрачность для бухгалтера и руководителя.

• Интеграция с госсервисом (добавлена позже) — проверка статуса мигранта через API государственного сервиса.

Технические детали:

• Бюджет первичной версии: 170 000 рублей.

• Команда: Разработчик, тестировщик и менеджер проекта.

• Технологии: Falcon Space, MS SQL Server, Bootstrap 4, API госсервиса.

• Результат: В системе проведено 2 800+ финансовых транзакций.

Почему это сработало

1. Ушли от Excel. Вся информация теперь в одной системе, данные не дублируются и не теряются.

2. Уведомления. Никто не пропускает важные даты — система напоминает вовремя.

3. Прозрачность. Менеджеры видят свои карточки, бухгалтер — платежи, администратор — всё.

4. Доработки. После запуска мы добавили интеграцию с госсервисом для проверки статуса мигранта — система развивается вместе с бизнесом.

Отзыв: «Все работает, все наши запросы реализованы»

Заказчик оценил не только результат, но и сам процесс:

«Была задача уйти от нескольких журналов, которые мы вели в Excel. В итоге имеем сайт, на котором все наши журналы внесены в разные блоки, но при этом пересекающаяся информация автоматически проставляется в нужных местах».

«Сделана отдельно карточка мигранта, информация из которой и берется для разных журналов. Легкий переход из карточки в журнал и назад. Подключены уведомления для заказчиков о предстоящих событиях. Настроена считалка по заказчикам».

И отдельно о выборе нас:

«Все стандартные CRM нам либо не подходили, либо в них нужно было потом донастраивать очень много под себя, в них много лишнего для нас, плюс ещё абонентская плата. И в любом случае перенастроить CRM под себя вышло бы наверное не выгоднее, чем построить платформу у вас».

Заключение

Проект реализован в срок. После запуска мы добавили интеграцию по учёту статуса мигранта через API государственного сервиса. Система живёт, развивается и помогает заказчику работать без Excel.

Этот кейс — наглядный пример того, как кастомная разработка на базе готовой платформы заменяет ворох Excel-таблиц на прозрачную систему с уведомлениями, календарём и интеграцией с госсервисами. Без абонентской платы, с адекватным бюджетом и возможностью доработок.

Если вы тоже работаете с мигрантами или ведёте сложный учёт сотрудников в Excel и хотите перейти на современную систему — давайте поговорим.

Выбирайте свой путь:

Сервис с личными кабинетами (готовое решение) — основа для вашей CRM.

Индивидуальная разработка под ключ — если нужна уникальная логика, как в этом кейсе с уведомлениями и интеграцией.

Приходите, сделаем систему, которая заменит ваши Excel-таблицы и будет напоминать о важных датах. Без абонентской платы и с полным контролем над данными.