Как мы заменили Excel и мессенджеры на единую систему учёта задач и проектов

Когда компания растёт, управление проектами и задачами превращается в головную боль. Задачи ставятся в мессенджерах, теряются, исполнители путаются в приоритетах, а руководитель не может увидеть реальную картину загрузки отделов. Знакомая ситуация?

К нам обратилась компания из сферы торговли и общепита с запросом: организовать ведение проектов и задач через свою учётную систему. Нужно было создать корпоративный портал с личными кабинетами для сотрудников, где можно будет управлять проектами, отслеживать выполнение задач и видеть аналитику по сотрудникам и отделам.

Задача: навести порядок в управлении задачами

До обращения всё держалось на мессенджерах, Excel и личной памяти. Задачи ставились в чатах, терялись в потоке сообщений, а руководитель тратил часы на сбор информации о том, кто что делает и когда закончит.

Что было нужно:

• Личные кабинеты для каждого сотрудника.

• Управление проектами и задачами в единой системе.

• Аналитика по проектам, сотрудникам и отделам — чтобы видеть загрузку и эффективность.

• Структура компании: департаменты, должности, отделы — чтобы задачи можно было распределять осознанно.

Готовые решения (Trello, Asana, Битрикс24) либо были перегружены функционалом, либо не давали нужной гибкости, либо требовали ежемесячной абонентской платы. Заказчик искал простое, бюджетное и настраиваемое решение.

Решение: корпоративный портал на базе Falcon Space

Мы построили систему на базе нашей платформы, используя заготовку неопубликованного решения Falcon Company — модуля, где уже есть департаменты, должности, отделы и базовая структура для корпоративных порталов.

Что получилось в итоге:

Для сотрудников:

• Личный кабинет с доступом к своим задачам и проектам.

• Понятный интерфейс для работы.

Для руководителей и команды:

• Модуль «Проекты» с доработками под конкретные нужды компании.
  

• Управление задачами: создание, назначение, контроль сроков.
  

• Аналитика по проектам, сотрудникам и отделам — кто чем занят, какие проекты в работе, где узкие места.
  

Технические детали:

• Бюджет первичной версии: 150 000 рублей.

• Команда: 1 разработчик.

• Технологии: Falcon Space, SQL, Bootstrap 4.

• Результат: В системе выполнено более 1 700 задач.

Почему это сработало?

1. Простота. Система делает ровно то, что нужно: управляет проектами и задачами. Без лишних функций, которые отвлекают и усложняют.

2. Прозрачность. Руководитель видит загрузку отделов и сотрудников — может распределять ресурсы осознанно.

3. Низкая стоимость. 150 000 рублей за корпоративный портал — это инвестиция, которая окупается за счёт экономии времени менеджеров и руководителей.

4. Без абонентской платы. Система принадлежит компании, не нужно платить каждый месяц.

Заключение

Проект внедрён в срок. После запуска мы сделали ряд доработок в плане аналитики проектов и задач — система развивается вместе с бизнесом. Сейчас портал работает стабильно, сотрудники ведут учёт задач в одном месте, а руководители получают прозрачную картину работы.

Этот кейс — наглядный пример того, как корпоративный портал на базе готовой платформы заменяет хаос мессенджеров и Excel на прозрачную систему учёта проектов и задач. Без абонентской платы, с адекватным бюджетом и возможностью доработок.

Если вы тоже устали от того, что задачи теряются в мессенджерах, а руководитель не видит реальную загрузку сотрудников — давайте поговорим.

Выбирайте свой путь:

Сервис с личными кабинетами (готовое решение) — основа для вашего корпоративного портала.

Индивидуальная разработка под ключ — если нужна уникальная логика, как в этом кейсе с модулем «Проекты» и аналитикой.

Приходите, сделаем систему, которая упорядочит работу вашей команды. Без абонентской платы и с полным контролем над данными.