Как мы за 700 тысяч автоматизировали грузоперевозки из Италии и свели ручной труд к нулю

Приветсвую вас! Я, Руслан Раянов, и хочу познакомить вас с одним из наших кейсов. У нас в портфолио есть проекты для самых разных сфер, но кейсы для логистики — отдельная любовь. Потому что логистика — это про скорость, порядок и нервы. И чаще всего — про ручной ад.

К нам обратилась компания IZIT.ONLINE, которая занимается доставкой грузов из Италии. На первый взгляд — обычный перевозчик. Но когда мы погрузились в их процессы, волосы встали дыбом. И это не фигура речи.

Боль заказчика: «Отдельные чаты, особые смайлы и тонны Excel»

Вот как заказчик описал свою жизнь до нашего знакомства:

«Работаем в грузоперевозках уже много лет, за это время у нас появилось много разных способов взаимодействия внутри организации: отдельная группа чатов на каждую тему, особые отметки и смайлы в сообщениях, чтобы был более понятен смысл написанного, документооборот через мессенджеры и множество файлов, которые каждый день в ручном режиме обрабатывали несколько сотрудников».

Знакомая картина? Несколько человек просто жили в Telegram и WhatsApp, расшифровывая смайлики, чтобы понять, на каком этапе груз. Данные о заказах — в Excel. Отслеживание платежей — по почте. Обучение новых сотрудников превращалось в квест «угадай, что означает этот флажок».

«С ростом стало понятно, что увеличением штата вопрос не решить, скорее наоборот — новые сотрудники часто только добавляли путаницы».

Почему не подошли готовые CRM

Компания не прыгнула в омут с головой. Они сделали то, что советует любой здравый смысл и что мы постоянно рекомендуем на CRMindex — начали смотреть готовые системы. Но быстро поняли: стандартные CRM — слишком шаблонные.

Им нужно было учесть:

• поставщиков в Италии;
• посредников и агентов с реферальными ссылками;
• несколько этапов транспортировки (склад в Италии → отправка → таможня → склад в Москве);
• водителей с уведомлениями;
• клиентов, которые хотят видеть статус груза.

Ни одна «коробка» не закрывала все эти роли и статусы в единой логике.

Решение: 6 ролей и автоматизация всего подряд

Мы предложили построить систему на базе нашей платформы, где каждый участник процесса получает свой личный кабинет с ровно тем функционалом, который ему нужен. Ничего лишнего.

Кого мы завели в систему:

1. Клиент: Регистрируется сам или по ссылке агента, оформляет заказ, видит статус груза и получает уведомления.
2. Агент: Регистрирует клиентов (даже без их участия), получает уведомления о движении заказов своих подопечных.
3. Администратор сайта: Бог системы. Управляет пользователями, справочниками, валютами, категориями товаров. Может загружать сотни заказов одним Excel-файлом.
   
4. Менеджер: Работает с заявками, контролирует процесс.
5. Диспетчер: Получает уведомление, когда груз приходит на склад в Москву, и распределяет заказы на водителей.
   
6. Водитель: Получает уведомление о новой задаче и назначает доставку.

Что происходит с заказом в системе:

• Присваивается уникальный ID и 7-значный номер.
• Прием груза на складе в Италии отмечается галочкой → смена статуса → уведомление клиенту и агенту.
• Отправка в Россию → новый статус → новое уведомление.
• Таможенное оформление → статус → уведомление.
• Приемка на складе в Москве → уведомление диспетчеру.
• Диспетчер назначает водителя → уведомление водителю.

Вся коммуникация внутри системы. Никаких больше чатов с иероглифами и смайлами.

Технические детали и стоимость

• Бюджет первичной версии: Около 700 000 рублей. Это стоимость готовой платформы с глубокой кастомизацией, а не бесконечные доработки.
• Команда: С нашей стороны проект вел один разработчик-партнер. Это говорит о зрелости платформы — один человек способен закрыть потребности целой логистической компании.
• Результат: В базе уже более 2800 клиентов. Система закрывает почти все рутинные операции на автомате.

Отзыв, который греет душу

Самое ценное в этом кейсе — честный отзыв заказчика, который признается, что сам не верил в успех на старте:

«Не думайте, что это быстро. Первое время сам не понимал, как уместить все процессы в одной программе. Не смог уложить сразу все в ТЗ, а многие из моих коллег думали, что это вообще невозможно. Но благодаря грамотной работе программиста, удобному формату общения, быстрой реакции на нововведения и большому вниманию со стороны разработчиков мы за несколько месяцев сделали программу, которая на автомате закрывает почти все рутинные моменты».

И главный итог:

«Все, что казалось громоздким, стало компактным и удобным. Все, что требовало контроля, теперь автоматически отображается и считается в статистике. Роли сотрудников стали понятнее, и у каждого из них стало меньше забот».

Более подробно историю кейса можно посмотреть здесь. 

Заключение

Сегодня IZIT.ONLINE продолжает развивать систему вместе с нами. Появляются новые потребности — мы их дорабатываем. Но база работает как часы. Издержки на ручные операции снижены радикально. Сотрудники больше не расшифровывают смайлы, а просто заходят в свои кабинеты и видят реальную картину.

Этот кейс — идеальный ответ на вопрос, который нам часто задают: «А точно ли мне нужна своя CRM, если есть куча готовых?»

Для тех, кто хочет действовать:

1. Если нужна готовая, проверенная программа под ключ. Оцените стоимость и сроки внедрения профессиональной логистической системы, которая уже помогла компаниям с тысячами клиентов: Программа для грузоперевозок под ключ от 400 000 ₽

2. Если требуется глубокая кастомизация или создание CRM с нуля под ваши уникальные процессы. Мы разработаем систему учета, идеально вписанную в вашу логистику: Создание CRM для логистики под заказ от 450 000 ₽