Турагенты часто ведут бизнес удаленно: путешествуют с туристами по России и за границу, исследуют новые маршруты, кто-то и вовсе постоянно живет за рубежом.

Работать удаленно турагентам помогают разные программы. Например, U-ON. Travel — CRM-система для туристического бизнеса и LIFE PAY — платежно-кассовый сервис.

U-ON и LIFE PAY провели совместное исследование среди своей аудитории и выяснили — семь из десяти турагентов много путешествуют, работают через интернет и не имеют офисов. А те, у кого есть точки продаж, все равно часть заявок на туры принимают онлайн.

Исследование выявило и ряд проблем. Несмотря на популярность удаленной работы, не все турагенты понимают, как организовать и контролировать свой бизнес дистанционно. Например, какую выбрать кассу для турагентства? Или как вести удаленный прием оплаты от клиентов из-за рубежа? У турагентов возникает множество подобных вопросов. В этой статье постараемся на них ответить и рассказать, как организовать бизнес-процессы в туристическом бизнесе онлайн.

Проблемы турагентств

Турагенты, работая с клиентами онлайн, сталкиваются с целым рядом трудностей:

• как организовать турбизнес удаленно в режиме «одного окна»; 

• как дистанционно фискализировать продажи и принимать оплату по закону; 

• как проводить сделки в поездках, сократить комиссию за эквайринг для турагентства;

• как управлять бизнесом, сотрудниками и вести учет на удаленке.

Организация турбизнеса онлайн в режиме «одного окна»

Проблема

Вести бизнес-процессы турагентства удаленно сейчас не составляет труда, для этого существует множество разных сервисов. Однако возникает проблема — этих программ слишком много, и они не связаны друг с другом. Турагенту приходится общаться с клиентами через разные каналы связи: мессенджеры, по телефону, через электронную почту, соцсети, бронировать туры на одних площадках, выставлять счета в других, отслеживать оплату в личном кабинете банка и т.д. Переключение между окнами, нестыковка в данных отнимает много времени и приводит к ошибкам при ручном заполнении.

Решение

Автоматизация бизнес-процессов в «одном окне». Разработка решения с нуля будет стоить недешево, но есть готовый сервис — специализированная CRM для турагентов U-ON.Travel. Она позволяет вести все бизнес-процессы в одной программе. Для этого нужен только выход в интернет. 

Предприниматели выделяют целый ряд преимуществ U-ON.Travel:

• ведение переговоров с клиентом через интернет, проведение сделок онлайн;

• возможность интеграции с другими системами;

• подключение облачной онлайн-кассы, отсутствие необходимости брать физический аппарат с собой в другой город или страну;

• контроль подключения и работы кассы онлайн;

• прием оплаты через мессенджеры без сайта, с помощью платежных ссылок;

• понятный интерфейс, работа с оповещениями;

• быстрое бронирование через интеграцию с Qui-Quo;

• возможность работать в одном окне;

• автообновление фингарантий;

• отслеживание аналитики продаж удаленно;

• техподдержка;

• отслеживание работы сотрудников. 

По мнению респондентов, U-ON - самая распространенная и современная CRM-система для туристических агентств

Фискализация и прием оплат удаленно

Проблема

При предоставлении услуг онлайн важно принимать оплату и фискализировать продажи в соответствии с законом ФЗ-54. Где бы турагент не находился, информация о кассовых транзакциях должна поступать в ФНС, а клиент должен получать после оплаты чек в электронном виде. Иначе на турагентство могут наложить штраф.

Турагенты боятся, что не смогут работать с кассой удаленно, поэтому откладывают поездки или нарушают — выписывают чеки через несколько дней после оплаты. Не все знают, что не обязательно брать с собой в другой город или страну физическую кассу.

Сложности, с которыми турагенты сталкиваются при работе с кассами 

Решение

Чтобы работать удаленно, достаточно подключить облачную онлайн-кассу LIFE PAY. 

Турагенты рассказали, почему им удобно использовать облачную онлайн-кассу для турагентства от LIFE PAY

Преимущества облачной кассы LIFE PAY

• соблюдаются все требования действующего законодательства для онлайн-торговли;

• можно взять в аренду с помесячной оплатой или почековым тарифом;

• находится в Центре обработки данных (ЦОД) LIFE PAY, поэтому ее не нужно возить с собой, она доступна удаленно, а за техническим состоянием следят инженеры ЦОДа;

• если аренда не подходит, кассу можно купить и установить дома;

• есть личный кабинет компании, чтобы удаленно контролировать транзакции и работу сотрудников;

• можно настроить интеграцию между программами и дополнительно получать информацию в учетную систему компании; 

• после оплаты клиенту приходит электронный чек в SMS или на электронную почту;

• облачную онлайн-кассу LIFE PAY можно использовать как многоканальную, для продаж одновременно в интернете и в точке продаж;

• собственная техническая техподдержка LIFE PAY всегда на связи.

Высокая комиссия за эквайринг

Проблема

Рентабельность турбизнеса невысокая, а оплата эквайринга — это дополнительная финансовая нагрузка, особенно, если клиент покупает дорогостоящий тур. 

Исследование выявило, что самые популярные способы приема платежей — интернет-эквайринг (ИЭ) и Система быстрых платежей (СБП). 33,3% респондентов используют ИЭ по платежной ссылке. Оплату через СБП принимают 13% опрошенных.

Турагенты назвали основные способы приема оплаты

Решение

Система быстрых платежей. Это способ оплаты, который позволяет сэкономить на комиссии за переводы.

СБП имеет ряд преимуществ по сравнению с интернет-эквайрингом:

• комиссия меньше, чем при использовании ИЭ. Например, средняя комиссия по эквайрингу от 1,5% до 2,5%, а по СБП — 0,7%, но не более 1 500 рублей;

• средства поступают на счет в тот же день. Это очень важно, потому что после подтверждения тура нужно быстрее перевести оплату оператору. Цена путевки фиксируется в долларах или евро, а ее стоимость переводят туроператору в рублях, исходя из курса валюты, который может в любой момент измениться и не в пользу агента;

• в отличие от эквайринга, оплата приходит в любой день недели, в том числе в выходные;

• направить платежную ссылку клиенту можно прямо в мессенджер. При таком способе оплаты не нужно иметь сайт.

СБП может полностью заменить интернет-эквайринг для турагентства.

Как управлять бизнесом и вести учет на удаленке

Проблема

Любая предпринимательская деятельность требует много внимания, и турбизнес — не исключение. Если вы решите уехать в командировку, не ставить же его на паузу. Бизнес надо как-то контролировать, анализировать продажи и эффективность работы сотрудников. 

Решение

Следить за бизнесом удаленно, формировать документы и вести учет продаж можно через ЛК U-ON.Travel 

Детальные отчеты по транзакциям можно формировать и выгружать в личном кабинете платежно-кассового сервиса LIFE PAY

Все инструменты для удаленной работы турагентов — в ЛК U-ON.Travel 

В ЛК U-ON.Travel для турагентов собраны все инструменты, чтобы можно было вести бизнес удаленно в «одном окне»: прием заявок от клиентов, выставление и отправка онлайн-счета, заключение договора, фискализация и прием платежей, бронирование тура.

Рассмотрим подробно, как происходит онлайн-процесс продажи тура через U-ON.Travel.

Заключение договора удаленно

Поступление заявки 

Заявка поступает в U-ON.Travel с сайта турагентства. Номер телефона и имя клиента отображаются в разделе «Обращение». Здесь же менеджер вносит пожелания туриста и итоги переговоров. Внесение комментариев в обращение U-ON.Travel позволяет общаться с клиентами через IP-телефонию, соцсети, мессенджеры, электронную почту или SMS. 

История общения с клиентом позволяет быстро понять, какие у него предпочтения.

На основе пожеланий клиента в CRM-системе через встроенный поисковик Qui-Quo можно быстро сделать релевантную подборку предложений 

Заключение договора

Если турист определился с покупкой, можно заключить сделку удаленно. В системе настроена интеграция с SMS и email-сервисами.

При настроенной интеграции с SMS-сервисом, менеджер через U-ON.Travel может подписать документы удаленно, через SMS

 Турист может подписать договор с помощью ЭЦП или одноразового кода из SMS

В U-ON.Travel также автоматически можно формировать другие документы: лист бронирования, расчет тура, приложения к договору, ваучеры, памятка туристу, приходные и расходные ордера.

Для отладки рабочего процесса в системе можно настроить выполнение однотипных операций и напоминаний. Например, клиент оплатил тур, менеджеру приходит уведомление об этом и напоминание о том, что надо завершить сделку и забронировать тур. Это позволит сотруднику не забыть сделать какую-то операцию, а руководителю не придется каждый раз контролировать работу своих сотрудников.

Выставление счета из личного кабинета турагента

В ЛК турагенты выбирают способ оплаты и оттуда же отправляют счета на оплату клиентам.

Выбор способа оплаты

У сервиса U-ON подключена интеграция с платежным модулем LIFE PAY. Такое решение позволяет удаленно выписывать счета и принимать оплату в личном кабинете, без необходимости заходить в банковское приложение. 

Чтобы сформировать счет, нужно выбрать «Онлайн-счет через LIFE PAY»

Далее в открывшемся окне сотрудник вписывает сумму, выбирает способ оплаты и тип сделки: предоплата, полная оплата

В онлайн-продажах для получения оплаты используют интернет-эквайринг или СБП. 

Отправка счета клиенту

После выбора способа оплаты указывают, каким образом счет нужно направить клиенту: по SMS или через электронную почту

Реквизиты турагентства система проставляет в автоматическом режиме — берет их из информации, которую указали при настройке кассы в ЛК. Поскольку менеджеру нет необходимости вносить данные для формирования чека, исключены ошибки из-за ручного ввода.

Таким образом, чтобы выставить счет в ЛК U-ON через LIFE PAY потребуется: выбрать способ оплаты, тип сделки, указать сумму, указать через какой канал отправить документ клиенту. После этого нажать «сохранить» и система отправит документ клиенту.

Счет формируется и отправляется клиенту в виде ссылки или QR-кода

Оплата по ссылке или QR-коду удобна туристам. Им достаточно нажать на сообщение и оплатить тур через приложение своего банка, все реквизиты продавца проставляются автоматически. 

При необходимости счет можно продублировать: из ЛК или скопировать ссылку и отправить ее клиенту в мессенджере.

Фискализация и формирование чека

В CRM-системе U-ON.Travel настроена интеграция с облачной онлайн-кассой LIFE PAY. 

Чтобы фискализировать продажи и выбивать чеки, достаточно подключить кассу в настройках личного кабинета U-ON

Через облачную онлайн-кассу фискализация происходит полностью удаленно, чеки своевременно поступают в ОФД, ФНС, клиентам

В ЛК U-ON.Travel настроена автоматическая отправка чеков после оплаты. Что важно — в настройках кассы уже указан агентский признак, он автоматически проставляется в формируемых чеках.

Чеки сохраняются в разделе «Расчеты с клиентами» в личном кабинете. Когда клиент оплатил тур и получил чек, запись автоматически подсвечивается зеленым цветом

Онлайн-касса для турагентства не всегда нужна удаленная. Турагенты, которые продают через интернет и дополнительно имеют офис продаж, используют облачную кассу LIFE PAY в том числе как мультикассу. 

Результаты исследовании U-ON.Travel показали, что мультикасса востребована у турагентов, которые продают частично онлайн, частично офлайн

Для мультиканальной торговли физическую кассу устанавливают в офис, чтобы принимать платежи через торговый эквайринг наличными, картой, по СПБ в торговой точке. А через удаленный доступ фискализируют онлайн-продажи с помощью интернет-эквайринга. Такая касса пригодится, если, например, нужно поехать в командировку, но и коллегам нужна касса в офисе. 

С мультикассой все данные по онлайн- и офлайн-операциям как обычно поступают в автоматическом режиме оператору фискальных данных, а затем в ФНС. Клиенты в точке продаж получают печатные чеки, а при оплате через интернет — электронные.

Проверку статуса чеков, сверку итогов и проверку работы облачной или мультикассы кассы можно отслеживать через личный кабинет фискализации LIFE PAY. 

Бронирование тура

После того, как клиент оплатил тур, сотрудник турагентства закрывает сделку — бронирует тур на сайте туроператора. В системе можно настроить напоминание позвонить туристу по окончанию поездки, чтобы узнать, как прошел отдых и когда планируется следующий. В подходящее время выслать новые предложения. Это позволит сформировать базу постоянных клиентов.

Таким образом, весь удаленный процесс работы с клиентом организован в одном окне, в том числе оформление договора, прием платежей и пробитие чеков. Благодаря интеграции U-ON.Travel с платежно-кассовыми решениями LIFE PAY турагенты работают с клиентами из любого места, где есть выход в интернет.

Выводы

• U-ON.Travel — популярная CRM-система в сфере туризма. Главные плюсы — возможность интеграции с кассой, понятный интерфейс и возможность быстрого бронирования.

• Облачная касса для турагентства необходима для онлайн-продаж туров. Лучшее решение — это интеграция с CRM-системой. В U-ON.Travel интегрировано платежно-кассовое решение от LIFE PAY, что позволяет в режиме онлайн принимать оплату, фискализировать платежи, направлять чеки туристам в соответствии с законом. В личном кабинете LIFE PAY удаленно можно проверять статус чеков, сверку итогов и подключение кассы.

• Мультикасса — востребованный формат онлайн-кассы. Таким способом обеспечивается стационарная и облачная касса для турагентства, к одной кассе подключают несколько каналов продаж. Эта касса позволяет фискализировать платежи с торговым и интернет-эквайрингом. Турагенты использую в качестве мультикассы онлайн-кассу LIFE PAY.

• СБП — самый экономный способ приема платежей в турбизнесе. Главные плюсы: подходит для офлайн и онлайн продаж, платежную ссылку или QR-код можно направить в мессенджер клиента, экономия на интернет-эквайринге, поступление средств в день расчета. В U-ON.Travel можно выбирать разные способы оплаты, в том числе через СБП.