Казалось бы, владелец стоматологии четко понимает, какие цели перед ним стоят и как их достичь. По крайней мере, в области медицины. А что насчет внедрения и использования ИТ-технологий в повседневных задачах: от записи пациентов до формирования списка для закупки расходных материалов? С этим иногда возникают проблемы. Например, согласно исследованиям журнала Inside Dental Technology, чуть более 50% стоматологов готовы инвестировать в новые технологии для организации своей работы, при этом считают разумным тратить на это не более 15% ежегодного бюджета клиники. Если вы узнали себя, то лучше всего инвестировать, в первую очередь, в программное обеспечение, которое поможет автоматизировать административные задачи и облегчит жизнь всем сотрудникам.
Любой ИТ-продукт требует здравого подхода: часто люди, которые не имеют большого опыта, например, в формировании воронок по планам лечения пациентов, оценке эффективности каждого сотрудника и оптимизации работы клиники, просто не могут сформулировать, зачем им нужна та или иная технология. Составили небольшое руководство, которое поможет понять, чего же вы хотите от программного обеспечения для автоматизации работы клиники.
Требований много и разных
Дорогу осилит идущий, но в самом начале предлагаем вам выбрать из списка ниже то, что вас больше всего беспокоит именно сейчас.
1. Мне нужно повысить эффективность сотрудников: разгрузить медицинский персонал от административных функций и автоматизировать процессы.
Хорошая и одновременно плохая новость: в данном случае не имеет значения, сколько сотрудников в вашей клинике — человеческий фактор будет присутствовать всегда. Если администратор, врач, медсестра, куратор или даже руководитель клиники используют Excel таблицы, тома журналов записи или, о ужас, разрозненные бумажки, риск потерять пациентов вырастает в разы. Соответственно, первым делом нужна программа, которая позволит создать понятную и информативную карточку пациента.
В 1С:Медицина. Стоматологическая клиника, например, в карточку можно занести все личные данные пациента, историю посещений клиники, рекомендации и статусы, транзитные данные (анамнез жизни, диагноз и др.), планы лечения и контроль назначений. Одним нажатием кнопки все это отобразится на экране лечащего врача и сэкономит много времени. Более того, для того, чтобы заполнять карты было оперативнее и проще, можно сделать шаблоны и протоколы приемов или просто копировать данные с предыдущего приема. Также программа интегрируется с кассой и эквайрингом.
А в оставшееся время врачи и другой персонал смогут потратить на более важные вещи, ведь незамученный работник — эффективный работник.
2. Мне нужно привлечь больше пациентов: базу постоянных поддерживать в порядке и регулярно добавлять новых.
Если у вас есть база постоянных пациентов, то это — замечательно, но и тут пригодится специальный ИТ-продукт, который позволит собирать и работать с заявками и звонками в одном окне из всех каналов, а также напоминать о будущем визите, предлагать новые услуги и отправлять специальные предложения вашим постоянным пациентам. А как приятно получить от своего стоматолога поздравление с днем рождения с напоминанием не налегать на сладкое!
Это, конечно, шутка, но эта же программа также станет надежным помощником для увеличения объема продаж: у вас уже есть полная информация в системе о пациенте, ее можно сегментировать, персонализировать обращения к пациентам, быстро оформлять услуги и работать с удобной воронкой продаж. Здоровые зубы — благородная миссия, но клиника, конечно, должна приносить доход.
Для привлечение новых пациентов, в нашей программе есть опция публикации интерактивного расписания на сайте или в соцсетях, так что пациент сможет записаться на первичный прием самостоятельно через компьютер или смартфон. Поверьте, как минимум, 75% миллениалов, а это — люди в возрасте от 28 до 43 лет, скажут вам огромное спасибо за возможность избежать телефонных звонков.
3. Я хочу быть уверен в безопасности данных: своего бизнеса, сотрудников и пациентов.
Скажем еще раз: если вы или ваши сотрудники записываете все на бумажке — это беда. И даже не потому, что технологии сильно облегчают жизнь всем, в том числе аптекарям (вспомним знаменитый «врачебный почерк»), но и потому что бумажку можно потерять или она может попасть не в те руки. Конечно, хакерские атаки тоже никто не отменял, но с ними бороться разработчики научились достаточно эффективно. К тому же, например, 1С:Медицина. Стоматологическая клиника является аккредитованной ИТ-компанией, все серверы которой находится на территории РФ.
Помимо внешних угроз безопасности существуют, к сожалению, и внутренние. С помощью компьютерной программы вы как руководитель сможете избавиться от серых схем, откатов и «своих персональных» пациентов у администраторов. Специальная программа хранит данные и оберегает базу от копирования и скачивания на персональные компьютеры, благодаря разделению прав доступа. Так, вы можете контролировать свою базу пациентов и заодно скрывающих свои недобросовестные намерения сотрудников.
4. Я хочу понять, в какой момент пациент отказывается от посещения.
Специальная компьютерная программа — чудесный инструмент для сбора данных, вам осталось их просто проанализировать. Например, можно настроить сбор отзывов пациентов: после посещения врача бот запросит у пациента оценку и отзыв о приеме. Гибкая аналитика системы позволяет иметь полное представление о прибыльных направлениях клиники.
Помимо этого вы сможете настроить воронки продаж для всего пути пациентов: от первичной консультации, составления планов лечения и согласования его с пациентом до процесса лечения — и выявить сильные и слабые моменты.
5. Я — начальник и хочу контролировать всех.
Это — ваше право, но только, конечно, если речь идет об оптимизации рабочего времени сотрудников.
При помощи ИТ-продукта можно автоматизировать работу сотрудников клиники, внедрить автозадачи, воронки по плану лечения, напоминания и поручения. Если у вас — большой коллектив и разные специалисты, то в программе есть удобное ведение расписания врачей (пациент может записаться на первичный прием к специалистам разного профиля с выбором даты и времени визита в один клик).
Также программа позволит учитывать расход материалов в онлайн-режиме, проводить быстрые и регулярные инвентаризации и контролировать критические остатки, чтобы оформлять заказы поставщикам в один клик. В нашем ИТ-продукте руководитель клиники может оценивать эффективность работы каждого врач и администратора, кто и как отрабатывает.
В некотором смысле вы даже сможете контролировать пациентов: как минимум, ни один из них не будет потерян, ведь через систему пользователь собирает и работает со всеми заявками.
По данным 1С:Медицина. Стоматологическая клиника, использование нашего продукта в клиниках помогает увеличить выручку на 35% за счет совместной настройки бизнес-процессов, формировании ежедневных отчетов, анализа эффективности работы сотрудников и гибкой системы мотивации персонала. Все под контролем!
Однако…
… важно не допустить следующих, очень распространенных ошибок:
-
пытаться решить мелкие проблемы, не обращая внимания на общую картину: гораздо важнее, что у вас есть оцифрованная база пациентов, чем недостающие строки данных в карточке — их можно добавлять по необходимости ;
-
стараться втиснуть в одно технологическое решение необъятное: наша программа хороша, спору нет, но она не решит за вас все проблемы, не заменит, например, сайт клиники и отдельный модуль бухучета;
-
тратить время на самостоятельную настройку системы: мы вам поможем, это же поможет сэкономить деньги и нервы.
И напоследок, простой способ определить, удалось ли внедрение новой технологии: если вы используете ее и скорость бизнес-процессов выросла, внедрение проведено правильно и ваш бизнес стал эффективнее.