Еще несколько лет назад электронный документооборот (ЭДО) считался решением преимущественно для крупных медицинских сетей. Сегодня ситуация изменилась: цифровизация становится необходимостью не только из-за государственных требований, но и из-за растущих ожиданий пациентов и стремления клиник повысить эффективность внутренних процессов.
Почему стоматологии все чаще переходят на электронные документы, какие процессы стоит переводить в цифру в первую очередь и как сделать внедрение максимально простым, рассказали Борис Морозов, руководитель направления 1С:Медицина. Стоматологическая клиника, и Михаил Легченко, директор F.Doc.
Почему электронный документооборот становится актуальным именно сейчас?
Борис Морозов:
Сегодня стоматологические клиники одновременно проходят сразу несколько этапов цифровой трансформации. С одной стороны, необходимо соответствовать требованиям государства — работать с ЕГИСЗ, электронными медицинскими документами и другими государственными сервисами. С другой — сами клиники стремятся автоматизировать рутинные процессы и сократить нагрузку на сотрудников.
Еще недавно администраторы тратили значительную часть рабочего дня на печать договоров, информированных согласий и анкет, а затем сканировали подписанные документы обратно в систему. Современные клиники ожидают совсем другого сценария: документы должны формироваться автоматически, подписываться за несколько минут и сразу сохраняться в электронной карточке пациента.
Какие документы чаще всего переводят в электронный вид?
Борис Морозов:
В первую очередь цифровизация касается документов, сопровождающих взаимодействие с пациентом. Среди них:
- договоры на оказание медицинских услуг;
- информированные добровольные согласия (ИДС);
- анкеты пациентов;
- планы лечения;
- акты оказанных услуг;
- рекомендации врача;
- назначения;
- внутренние документы клиники.
Особенно активно стоматологии переходят на электронные ИДС. Это один из самых востребованных документов, с которым чаще всего возникают проблемы при бумажном хранении: документ могут забыть подписать, потерять или выдать пациенту без копии для клиники. Электронный формат практически исключает подобные ситуации.
Что получает клиника после внедрения ЭДО?
Михаил Легченко:
Главная цель внедрения электронного документооборота — сделать посещение клиники более комфортным для пациента.
Электронное подписание документов сокращает время оформления более чем в два раза. Более того, многие документы можно подписать дистанционно — например, пока пациент находится в пути на прием. Благодаря этому значительно уменьшается время ожидания на ресепшене, а некоторые клиники полностью меняют привычный сценарий регистрации пациентов.
Помимо улучшения клиентского сервиса, клиники получают и ощутимый экономический эффект за счет сокращения ручных операций и более эффективной работы персонала.
Правда ли, что внедрение ЭДО — это сложно?
Борис Морозов:
Распространенное заблуждение — воспринимать электронный документооборот как отдельный масштабный проект. На практике все гораздо проще, особенно если клиника уже использует современную медицинскую информационную систему, такую как 1С:Медицина. Стоматологическая клиника.
Главное — не пытаться перевести в цифровой формат абсолютно все процессы одновременно. Лучше начать с тех документов, которые ежедневно создают наибольшую нагрузку на администраторов:
- договоров;
- ИДС;
- анкет пациентов;
- планов лечения;
- документов, оформляемых на ресепшене.
Даже такой поэтапный подход позволяет быстро увидеть результат: сокращается объем бумажной работы, ускоряется оформление документов, снижается риск их потери и упрощается контроль всех процессов. После этого цифровизацию можно постепенно распространять на остальные направления работы клиники.
Как выбрать систему электронного документооборота?
Михаил Легченко:
При выборе решения прежде всего стоит обратить внимание на безопасность хранения данных. Предпочтение следует отдавать системам, которые прошли независимую аттестацию и соответствуют требованиям по защите информации, включая работу с медицинской тайной.
Не менее важен пользовательский опыт. Новый инструмент должен быть удобен как для сотрудников клиники, так и для пациентов. Если работа с системой оказывается сложной или требует лишних действий, внедрение неизбежно встречает сопротивление персонала. Поэтому оптимальным решением становятся сервисы с глубокой интеграцией в медицинскую информационную систему и максимально простыми сценариями использования.