Клиенты – в таблице, переписка – в почте и мессенджерах, задачи – в таск-трекере, встречи – в календаре. Пока клиентов немного, такая система ещё работает. Но с ростом отдела продаж информация начинает теряться между сервисами.
Мегаплан предлагает собрать работу с клиентами в одном пространстве: хранить контакты и историю общения, вести сделки по воронке, ставить задачи, планировать встречи, выставлять счета, хранить рабочие знания и подключать привычные сервисы.
Разбираемся, как устроены CRM-возможности Мегаплана, что именно получает менеджер и какие инструменты помогают руководителю контролировать продажи.
Клиентская база: чтобы не искать контакты по таблицам и чатам
Основа CRM в Мегаплане – единая база контрагентов. В ней можно хранить данные клиентов, партнёров, поставщиков и других контактов, разделяя их по типам.
Кроме стандартной информации – телефона, электронной почты, сайта и адреса – можно создавать собственные поля под специфику отрасли, сферы деятельности, собственных бизнес-процессов.
Например, агентство недвижимости может добавить тип объекта, площадь и район, а сервисный бизнес – дату последнего обслуживания или статус договора.
Поля можно сделать обязательными. Это полезно, чтобы менеджеры отдела продаж или обслуживания не создавали полупустые карточки клиентов и всегда фиксировали там определённые данные.
В итоге клиентская база становится не просто телефонной книгой, а структурированным источником информации для всех подразделений компании.
Карточка клиента: вся история отношений в одном месте
Чтобы понять, что происходило с конкретным клиентом, не нужно собирать информацию по разным разделам CRM-системы или сервисам.
В карточке клиента находятся контактные данные, пользовательские поля, история коммуникаций, комментарии, файлы и связанные задачи.
Здесь же можно увидеть письма, звонки и встречи. Поэтому менеджеру проще восстановить контекст перед очередным разговором: о чём договаривались, что уже отправляли клиенту и что нужно сделать дальше.
Особенно полезна такая история при передаче клиента другому сотруднику. Новый менеджер отдела продаж получает не только телефон и имя заказчика, но и предыдущий контекст общения.
История коммуникаций в Мегаплане: клиент не уходит вместе с менеджером
Одна из типичных проблем отдела продаж возникает, когда важные договорённости остаются в личной почте, мессенджере или просто в памяти сотрудника.
- В Мегаплане коммуникации можно связать с карточкой клиента. При подключении корпоративной почты и мессенджеров письма и сообщения из чатов попадают в CRM и сохраняются в общей истории.
- При интеграции с телефонией там же могут храниться сведения о звонках и записи разговоров с расшифровкой, кратким резюме и ИИ-анализом.
- В истории общения также отображаются и связанные с клиентом задачи, встречи и документы.
Для менеджера это способ быстро вспомнить контекст взаимодействия. Для руководителя – возможность видеть историю работы с клиентом без отдельных отчётов от сотрудника.
И самое главное: если менеджер уходит в отпуск, меняет должность или увольняется, накопленная информация остаётся внутри CRM.
Календарь: встречи и задачи рядом со сделками
Встроенный календарь внутри Мегаплана связывает расписание менеджера с работой в CRM.
В нём отображаются встречи, звонки и сроки выполнения задач. Это позволяет посмотреть не только список дел, но и загрузку сотрудника в реальном времени.
Календарь Мегаплана можно синхронизировать с Яндекс Календарём, Google Календарём и другими календарями через протокол CalDAV. Так как информация о событиях передаётся между системами, сотруднику не обязательно отказываться от привычного календаря.
Но всё же рекомендуем использовать календарь внутри Мегаплана, так как особенно удобно, когда встреча существует не отдельно от CRM, а в контексте работы с конкретным клиентом.
Встречи и звонки: договорённости не остаются в блокноте
Встречу можно запланировать прямо из карточки клиента: указать дату, время и тему, а после переговоров – зафиксировать результат.
Например: клиент запросил новую цену, договорились прислать коммерческое предложение до пятницы, следующий разговор – через неделю.
При подключённой телефонии во время входящего звонка менеджер может увидеть карточку клиента и историю общения. После разговора система также может создать следующую задачу – например, напомнить перезвонить или отправить документы.
Так CRM помогает превратить результат разговора в конкретное следующее действие. Это важно для развития и роста продаж.
Напоминания: чтобы «перезвонить клиенту» не зависело от памяти
Продажи состоят из большого количества небольших обещаний: перезвонить, прислать расчёт, уточнить решение, напомнить о продлении договора.
Для таких действий в Мегаплане есть напоминания. Их можно привязывать к задачам и контактам и настраивать персонально.
Напоминания пригодятся и для регулярных продаж. Например, если клиент обычно размещает заказ в середине месяца, менеджер может заранее поставить напоминание и связаться с ним до привычной даты заказа.
То есть CRM помогает не только хранить историю отношений, но и подсказывает, когда уже пора сделать следующий шаг.
Воронка продаж: где находятся деньги прямо сейчас
Для руководителя отдела продаж один из самых интересных разделов CRM – воронка. Недавно в Мегаплане появилась возможность создавать свои воронки под разные бизнес-процессы, направления работы и продукты.
Например, одна воронка может быть для новых продаж:
Новый лид → Квалификация → Встреча → Коммерческое предложение → Переговоры → Оплата
А другая – для повторных продаж:
Действующий клиент → Новая потребность → Предложение → Согласование → Повторная покупка
То есть вместо попытки уместить все типы сделок в одну огромную воронку в Мегаплане можно создать несколько процессов со своими этапами и правилами.
На отдельных этапах можно задать обязательные поля и автоматические действия. Например, при переходе к коммерческому предложению создать задачу менеджеру, а перед следующим этапом потребовать заполнить сумму сделки.
Это решает сразу две задачи.
-
Менеджеру понятнее, что делать со сделкой дальше.
-
Руководителю – в каком статусе находится каждая сделка и на каком этапе продажи начинают тормозить.
Отчёт-воронка показывает количество и сумму сделок на разных этапах, поэтому можно искать узкие места в процессах не по ощущениям, а по действительным данным, и это огромный шаг вперёд для любого бизнеса.
Автоматизация в Мегаплане: CRM может делать часть рутины сама
Автоматизация в Мегаплане строится вокруг рабочего процесса: когда наступает определённое событие, CRM-система запускает заранее заданное действие.
Например, сделка перешла на этап коммерческого предложения – менеджеру создаётся задача отправить этот документ клиенту. На другом этапе система может напомнить о следующем действии.
Ценность автоматизаций не столько в экономии нескольких кликов, сколько в стандартизации продаж. Процесс меньше зависит от того, помнит ли конкретный менеджер, что положено делать на каждом этапе.
Для растущего отдела продаж это может быть важнее самого интерфейса воронки: правила работы закрепляются в CRM и становятся общими для всей команды.
База знаний в Мегаплане: инструкции всегда под рукой
В Мегаплане можно создать внутреннюю базу знаний: хранить в ней регламенты, инструкции, шаблоны, памятки и другие документы, которыми команда пользуется в работе.
При этом база знаний не существует отдельно от остальных разделов системы. Ссылки на нужные документы можно добавлять в карточки Мегаплана там, где они необходимы сотруднику.
Например, к карточке процесса прикрепить инструкцию по работе со сделкой, к задаче – регламент её выполнения, а к другим рабочим объектам – подходящий шаблон или памятку.
В результате сотруднику не приходится сначала открывать CRM, а потом искать нужную инструкцию в папках, чатах или другом сервисе. Клиенты, процессы, задачи и знания связаны между собой и находятся в одном рабочем пространстве.
Для руководителя это ещё и способ встроить знания в процессы: не просто написать инструкцию и надеяться, что сотрудники её найдут, а разместить ссылку именно там, где она понадобится в работе.
Счета: от заявки до оплаты
Работа с клиентом не заканчивается после его согласия приобрести ваш товар или услугу.
В Мегаплане менеджер может создать счёт на основе товаров или услуг, указать количество и цену и отправить документ клиенту прямо из CRM-системы.
Оплаты также можно отслеживать. Менеджер может отметить поступление вручную либо использовать интеграцию c 1C для автоматической фиксации платежа. Если оплата задерживается, система может напомнить об этом.
Благодаря финансовому разделу путь клиента в Мегаплане – от первого обращения до получения оплаты – можно вести внутри одного рабочего процесса.
Склад: CRM не заканчивается на продаже
Для бизнеса, который продаёт физические товары, в Мегаплане предусмотрена работа с ассортиментом и остатками.
В CRM-системе можно хранить карточки товаров с артикулами, ценами и единицами измерения, разбивать ассортимент по категориям и учитывать разные модификации товара. Также можно видеть остатки по складам.
При создании заказа Мегаплан проверяет наличие товаров. Отгрузки и возвраты отражаются в учёте, а остатки пересчитываются.
Поэтому этот блок особенно интересен торговым бизнесам в том числе из сферы оптовых продаж, которым недостаточно иметь CRM только для обработки лидов и оформления заявок.
Интеграции: можно не отказываться от привычных инструментов
CRM редко работает сама по себе. Менеджеры продолжают пользоваться почтой, календарями, телефонией и мессенджерами.
Задача интеграций – связать эти каналы с карточкой клиента.
-
При подключении корпоративной почты переписка может сохраняться в истории контакта, а отвечать на письма можно из карточки клиента. CRM-календарь синхронизируется с внешними календарями.
-
Сообщения из подключённых мессенджеров также привязываются к контактам, чтобы история переписки оставалась доступной другим сотрудникам.
-
При интеграции с IP-телефонией CRM показывает карточку клиента при входящем звонке и сохранять информацию о разговоре.
Расширить возможности системы можно через маркет приложений Мегаплана. В нём собраны готовые интеграции и дополнительные решения для разных рабочих сценариев. При этом сам доступ к маркету приложений бесплатный – в отличие от некоторых CRM, где возможность подключать приложения и интеграции зависит от тарифа или оплачивается отдельно.
Главная идея всех этих интеграций одна: менеджер может продолжать работать с привычными каналами, но информация о клиенте при этом не должна расползаться по разным сервисам.
А если бизнесу понадобятся дополнительные инструменты, их можно подключать в Мегаплане по мере необходимости, не доплачивая за сам доступ к маркету.
Что в итоге получает пользователь Мегаплана
Если смотреть на Мегаплан только как на базу клиентов, значительная часть возможностей продукта останется за кадром.
CRM связывает контакт с историей общения, задачами, встречами и процессами. Воронка показывает движение продаж, автоматизация помогает закрепить процесс, база знаний – встроить инструкции и регламенты непосредственно в работу, а счета, склад и интеграции расширяют сценарий за пределы обычной клиентской базы.
-
Для менеджера отдела продаж или сервиса основная ценность такой CRM в том, что ему не приходится постоянно восстанавливать контекст: кому нужно позвонить, что обещали клиенту, где лежит инструкция и на каком этапе находится сделка.
-
Для руководителя отдела продаж – в прозрачности. Видно, какие сделки находятся в работе, где они задерживаются и что происходит с клиентской базой. При этом правила, инструкции и процессы остаются внутри общего безопасного рабочего пространства.
-
Для бизнеса в целом ценность CRM – в сохранении информации и знаний внутри системы, а не в личных таблицах, почте, чатах, папках и памяти отдельных сотрудников, на которую полагаться не стоит.
Мегаплан стоит рассматривать не только как CRM для фиксации лидов. Это скорее единое рабочее пространство, в котором можно связать клиентов, продажи, задачи, коммуникации, документы и знания.
Первые 14 дней Мегаплан тестируют бесплатно. За это время можно создать тестовую клиентскую базу, собрать свою воронку, попробовать интеграции и основные сценарии работы. Обязательно пользуйтесь этим временем, выбирая систему для своей команды или всей компании!