Николай Иванов, партнёр Мегаплана, учредитель и председатель Благотворительного фонда поддержки многодетных семей, рассказывает, как без бюджета на разработку автоматизировал работу фонда в Мегаплане: приём заявок, переписку, Kanban-доску, исходящие письма, базу знаний и финансовый учёт.
Я внедряю Мегаплан с 2013 года. За это время в моем портфеле были разные проекты, все из сферы бизнеса. Когда же встал вопрос об автоматизации собственного благотворительного фонда, я решил: это будет особый кейс.
Фонд создан в марте 2025 года. За первый год к нам обратилось более 170 семей из 46 регионов России и даже из Беларуси. 84% обращений — от женщин (мамы, бабушки, одна старшая дочь), 16% — от мужчин (в основном отцы). Общее количество детей в этих семьях — около 650.
Сразу скажу главное: у фонда нет бюджета на дорогую разработку. Все, что вы увидите, сделано силами одного человека (меня) с помощью Мегаплана, конструктора сайтов и немного — искусственного интеллекта. И это работает.
Как заявка с сайта попадает в CRM и превращается в карточку клиента
У фонда есть простой сайт на конструкторе — https://mnogodetie.ru/. На нем стандартная форма заявки. Когда семья ее заполняет, данные приходят на электронную почту в виде структурированного текста.
Задача: автоматически создавать из этого письма карточку клиента в Мегаплане и раскладывать информацию по полям: телефон — в поле «Телефон», почта — в поле «E-mail» и так далее.
Решение. В Мегаплане у каждой схемы сделки есть служебный email-адрес. Письмо на него автоматически создает клиента новую сделку.
А дальше в дело вступает виджет.
Я не программист, но мне было интересно: смогу ли я сам написать скрипт-парсер с помощью ИИ? Обратился к сервису Grok (от компании xAI Илона Маска). Описал задачу обычным языком — получил работающий код (конечно, не с первого раза, пришлось повозиться).
Виджет с кнопкой «Обновить клиента» парсит текст письма и раскладывает данные по полям.
Какой вывод сделал для себя. Современный ИИ позволяет даже непрограммисту создавать полезные скрипты.
Вся переписка с семьями — внутри Мегаплана
В бизнесе я привык использовать и Мегаплан, и почтовые клиенты. В фонде решил эксперимент: работать только через встроенную интеграцию с почтой в Мегаплане.
Почему это удобно:
- Вся история общения с семьей хранится в одной карточке процесса/заявки.
- Ничего не теряется.
- Есть готовые шаблоны ответов на частые вопросы (банкротство, долги по ЖКХ, ремонт жилья).
Выбираю шаблон — система подставляет данные из карточки клиента — отправляю. Все просто.
Моя мечта (и направление для развития). Научить ИИ анализировать переписку внутри Мегаплана и предлагать проект ответа. Технически это реально. Как только появятся средства — сделаю.
Доска задач: простой Kanban для работы с заявками
У нас есть типовой процесс обработки обращения:
- Новая заявка.
- Уточнение данных.
- Проверка документов.
- Принятие решения.
- Закрыто (отказ / помощь оказана).
Все это визуализировано на Kanban-доске. Есть автоматические триггеры: если заявитель не отвечает 10 дней — система напоминает: «Может, закроем заявку?»
Этот инструмент не требует программирования. Настроил — и пользуйся.
Как мы регистрируем исходящую переписку в Мегаплане
За год фонд отправил более 100 официальных писем: уполномоченным по правам ребенка, в суды, банки, администрации, партии, в бизнес. Держать все это в голове или в разрозненных файлах — возможно, но сложно.
Мы создали отдельную схему процесса «Исходящая переписка» с простыми статусами:
- Подготовка
- В работе
- Закрыто / Отказ
Важный лайфхак. В качестве исходящего номера письма я использую ID процесса (уникальный идентификатор в Мегаплане). Когда вам звонят и говорят: «Здравствуйте, я по вашему письму №...», вы вбиваете этот ID в поисковую строку Мегаплана — и мгновенно попадаете в нужную карточку.
Шаблоны документов. В Мегаплане можно загрузить бланк организации (Word или Excel). При создании письма система автоматически подставляет в бланк: получателя, исходящий номер, дату. Остается только написать текст.
Автоматический контроль прочтения. Если письмо ушло по электронной почте, триггер отслеживает статус «прочитано» и меняет статус процесса. Если письмо долго не читают — можно настроить напоминалку.
База знаний и финансы — все под контролем
База знаний. В Мегаплане появился удобный раздел для хранения документов. У нас там:
- Календарныые планы (с обязательствами фонда по уставу и закону).
- Учредительные документы.
- Доступы, логины, пароли (внутреннее).
Это как мини-википедия фонда.
Финансовый учет. Модуль «Финансовый учет» в Мегаплане — уникальная вещь. Я не встречал такого больше нигде.
Для фонда критически важно разделять:
- Целевое финансирование — деньги, которые донатер перевел на конкретную семью или ремонт. Их нельзя потратить ни на что другое.
- Пожертвования без назначения — их мы распределяем по своему усмотрению в рамках закона о благотворительности (не менее 80% на помощь, до 20% на административные расходы).
По итогам 2025 года у нас получилось 93% на благотворительность и 7% на административные расходы (банковские комиссии и т.п.). Бухгалтера нет — фонд бесплатно ведет жена. Офиса нет — работаем удаленно.
Что дальше? Мой план развития
- ИИ-помощник. Анализирует переписку в Мегаплане и готовит проект ответа на типовые вопросы. Техническая возможность есть — нужны средства на интеграцию.
- Автоматическая проверка семей. Подключить по API сервисы, чтобы проверять обращения по открытым базам. Пока делаем это вручную.
- Масштабирование. Все описанные инструменты можно при необходимости усложнять: добавлять многоуровневое согласование писем, настраивать сложную маршрутизацию, интегрироваться с внешними сервисами.
Резюме: что вы можете взять уже сегодня
Я намеренно использовал простые вещи. В фонде работают:
- Заявка с сайта → email → сделка в Мегаплане.
- Виджет-парсер на ИИ (написал сам за два вечера).
- Kanban-доска со статусами.
- Исходящие письма с автоматическим присвоением номера (ID процесса).
- Шаблоны документов.
- База знаний.
- Финансовый учет.
Все это работает на стандартном функционале Мегаплана плюс один виджет. Бюджет — 0 рублей на разработку.
Попробуйте.